Mail Archiving

Passos de configuração de sistema de mail externo a IPBRICK.OS com iPortalDoc:

Descrição global:
       O servidor de mail deverá efectuar cópia/filtro (Bcc) das mensagens a serem processadas/analisadas/arquivadas pelo sistema de gestão documental iPortalDoc (ver regras de filtro sugeridas);
       O servidor IPBRICK/iPortalDoc vai descarregar via POP3 as mensagens copiadas/filtradas .

Modo de implementação

       Servidor de mail do cliente

           Criar conta de ligação - exemplo: ipdoc-filtro
           Habilitar acesso POP3 à conta ipdoc-filtro;
               indicar dados de acesso à conta POP3: endereço do servidor POP3, login, senha;
           Criar filtros de mail - recomendação - copiar em Bcc para o endereço "ipdoc-filtro@dominio.pt" os mails abaixo indicados;
               Mails associados (Ref<codigo_doc>) : copiar em Bcc todas as mensagens enviadas/recebidas com padrão "Ref<" no corpo ou no assunto;
               dbdocmails (email@dominio.pt) : copiar em Bcc todas as mensagens recebidas para (To, Cc) conta "email@dominio.pt" - ver mais detalhe na descrição do mecanismo "dbdocmails"
               Arquivo de mails (*@dominio.pt) : mail archiving :
                   copiar em Bcc todas as mensagens enviadas a partir do endereço (From: *@dominio.pt);
                   copiar em Bcc todas as mensagens recebidas no endereço (To: / Cc: *@dominio.pt).

 Servidor IPBRICK.OS/IPortalDoc

           Configurar serviço de ligação POP3
               1. Fetchmail - ALTERAÇÃO MANUAL
                   servidor POP3 : mail.dominio.pt
                   login: "ipdoc-filtro"
                   senha: ****
                   entregar mensagens em conta local "receivedmail@ipbrick.dominio.pt" (receivedmail@FQDN)

               2. Manutenção automática caixa local "receivedmail" -
                   activar Cópia de mensagens recebidas
                   activar Eliminar automaticamente cópia ao fim de 1 (um) dia

   NOTAS de parametrização:

       Mails associados : "Ref<" : a sigla "REF" é parametrizável no iPortalDoc, ajustar à sigla definida/em uso na instalação do cliente;
       dbdocmails : os endereços de email afectos ao serviço "dbdocmails" devem existir no servidor de correio do cliente, o cliente deverá assegurar a manutenção destas caixas/contas no seu servidor de mail;
        Arquivo de mails  / mail archiving : os endereços associados ao serviço mail archiving devem ser explicitados, podem ser "todos", ou endereços individuais - a regra acima "*@dominio.pt" deverá ser ajustada aos endereços efectivamente pretendidos;
       Mails dos workflows - "workflow@iportaldoc.dominio.pt" - este mecanismo deve ser preterido em favor da funcionalidade "dbdocmails", passar a usar endereços "email@dominio.pt" - implica parametrização no servidor iPortalDoc;
       FETCHMAIL/ligação POP3 - este mecanismo corre com intervalos de 5 minutos, pode ser alterado MANUALMENTE para intervalos menores - exemplo: 60s.